CFOs tragen maßgeblich zur Effizienz eines Unternehmens bei. Strategische Planung, Risikobewertung und das gesamte Finanzmanagement fallen in ihren Aufgabenbereich. Es gibt aber auch vermeintlich kleine Aufgaben, die anspruchsvoll sein können – wie etwa das Management der Ausgaben von Mitarbeitenden. Diese Abrechnungen können erhebliche Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis haben, daher müssen sie präzise und transparent bearbeitet werden.
Denn: Ein manueller Abrechnungsprozess für Ausgaben kann das Verfahren sogar noch zeitaufwendiger machen. Fehler und Ungenauigkeiten bei der Dateneingabe kommen häufig vor und führen möglicherweise zu Unstimmigkeiten und Problemen bei der Compliance, die am Ende den finanziellen Erfolg des ganzen Unternehmens beeinträchtigen können. Sie machen ein Unternehmen potenziell auch anfälliger für Betrug, da es für unehrliche Mitarbeitende einfacher wird, ihre Spesen und Ausgaben bewusst falsch abzurechnen. Solche Fehler zu korrigieren, bevor sie ein kritisches Stadium erreichen, bedeutet für Finanzteams einen zusätzlichen Zeit- und Arbeitsaufwand.
Und sie müssen mit noch mehr Stress rechnen, wenn dieser Prozess umständlich für die Mitarbeitenden ist – wenn sie Belege sammeln und scannen müssen und dann ihre Daten in aufwendiger Kleinarbeit in das Unternehmenssystem eingeben sollen, damit der Vorgang die gesamte Hierarchie durchlaufen kann und die Erstattung am Ende bewilligt wird. Finanzteams müssen in solchen Fällen mehr Daten manuell eingaben und erhalten eine Flut von Genehmigungsanträgen und Anfragen, wodurch wertvolle Ressourcen von strategischen Aufgaben abgezogen werden, auf die sie sich eigentlich konzentrieren sollten.
Ohne ein optimiertes Ausgabenmanagement kann es außerdem dazu kommen, dass die Finanzabteilung Zeit mit der Suche nach Belegen verschwendet, während Mitarbeitende ihre Vorgesetzten um die Genehmigung ihrer Auslagen bitten müssen – ein Produktivitätsverlust auf beiden Seiten. Je länger der Prozess dauert, desto höher ist das Risiko, dass es zu Verzögerungen bei der Erstattung und zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden kommt. Angesichts einer drohenden Rezession und einer Inflationsrate, die in Deutschland immer noch weit über dem EU-Ziel von zwei Prozent liegt, sind viele Arbeitnehmende mehr denn je auf eine schnelle Erstattung angewiesen.
Manuelles Ausgabenmanagement führt häufig zu Compliance-Verstößen. Die Einhaltung strenger Vorschriften wie der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) sowie die Beachtung der komplizierten Tagespauschalen und Mehrwertsteuersätze kann ohne eine automatisierte Lösung eine echte Herausforderung sein. Manche Ausgaben, die Arbeitnehmenden während der Arbeitszeit entstehen, sind steuerlich absetzbar, andere wiederum nicht. Zudem variieren die Spesensätze, die das Einkommensteuergesetz (EStG) regelt, je nach Dauer der Reise. Und die Verwirrung, die dadurch möglicherweise entsteht, ist nicht das größte Problem: Bei Verstößen drohen neben Bußgeldern und rechtlichen Konsequenzen auch Schäden für den Ruf des Unternehmens.
Die potenziellen Kosten für die Nutzung eines papierbasierten Systems übersteigen zudem die Geldbußen, die bei Nichteinhaltung der Vorschriften fällig werden. Die Verwaltungskosten, die mit der Aufbewahrung und dem Heraussuchen von Papierbelegen, der Dateneingabe, der manuellen Validierung und dem Abgleich verbunden sind, summieren sich und sind eine unnötige finanzielle Belastung für eine Organisation. Ein manueller Prozess führt außerdem zu einem erheblichen Verlust an finanzieller Transparenz, wodurch wichtige Erkenntnisse verloren gehen, die zu Kosteneinsparungen führen können. Das Nachverfolgen von Ausgaben in Echtzeit kann übermäßige Aufwendungen aufdecken (etwa bei Büromaterialien oder Reisekosten), die sich leicht durch Digitalisierung und entsprechende Reisekosten-Richtlinien reduzieren ließen.
Um die Probleme zu lösen, die mit dem manuellen Ausgabenmanagement verbunden sind, setzen CFOs daher verstärkt auf automatisierte Lösungen. Diese Systeme verwenden fortschrittliche Technologien, um Prozesse zu optimieren, die Genauigkeit zu steigern, Compliance zu gewährleisten und die Nutzererfahrung zu verbessern.
Da CFOs und Finanzteams eine so zentrale Rolle für die Effizienz eines Unternehmens spielen, ist es entscheidend, dass sie Zugang zu modernen Technologien haben, die sich problemlos mit bestehenden Tools integrieren lassen. Automatisierte Plattformen für das Ausgabenmanagement, die mit den Systemen für Buchhaltung, Reiseplanung und Personalwesen vernetzt sind, reduzieren den manuellen Aufwand für die Bearbeitung von Ausgaben erheblich. Sie führen alle Arten von Ausgaben an einem Ort zusammen, einschließlich Kilometergeld, Tagespauschalen und Transaktionen. Außerdem sorgt eine automatisierte Ausgabenplattform für die Compliance mit lokalen Gesetzen und digitalen Buchhaltungsstandards und reduziert so regulatorische Risiken.
Mitarbeitende können einfach ein Foto einer Quittung mit der Handykamera machen und es hochladen. Das System füllt die Abrechnung automatisch aus, was die Fehlerquote und die Arbeitsbelastung von Finanzteams reduziert. Dadurch wird auch die Rückerstattung beschleunigt, was die Arbeitsmoral steigert. Automatisierte Prozesse erlauben außerdem eine bessere Kontrolle über die Ausgaben der Mitarbeitenden, wie etwa Reisekosten. Denn durch Budgets und andere Obergrenzen lassen sich übermäßige Ausgaben reduzieren.
Mit einem Ausgabenmanagement, das auf die Nutzung als Smartphone-App zugeschnitten ist und mit Push-Benachrichtigungen für offene Aufgaben kombiniert wird, behalten sowohl Mitarbeitende als auch Vorgesetzte den Überblick über ihre Erstattungsanträge und Genehmigungsprozesse. Da der Belegabgleich, die Kostenstellenzuordnung und andere Routineaufgaben automatisiert werden, können sich Mitarbeitende auf strategische und wichtigere Aufgaben konzentrieren, was für Unternehmen in wirtschaftlich schwierigen Zeiten besonders wertvoll ist.
Eine leistungsfähige Lösung für das Ausgabenmanagement sollte in der Lage sein, fundierte Ausgabenanalysen durchzuführen, wofür häufig KI eingesetzt wird. Dies kann wertvolle Erkenntnisse liefern, die zu einem besseren Kostenmanagement und besseren Entscheidungen führen.
Die Plattform für das Ausgabenmanagement von Circula reduziert die Arbeitsbelastung von Finanzabteilungen um bis zu 80 Prozent, indem sie Belegdaten automatisch erfasst und Ausgaben prüft. Das Buchhaltungsteam kann unmittelbar nach dem Scannen eines Belegs über das System auf die Daten zugreifen und mit der Bearbeitung der Ausgabe beginnen.
Futurice, ein Beratungsunternehmen für digitale Transformation, arbeitet mit Circula zusammen, um seine Initiativen zur Kostenabrechnung und Digitalisierung zu verbessern. Das Unternehmen hat erfolgreich Lösungen von Circula für Reisekostenabrechnungen, Kreditkartenmanagement und Mobilitätsbudgets eingeführt, was zu erheblichen Zeiteinsparungen und einer höheren Zufriedenheit der Mitarbeitenden führte. Christian Ehrling, Director of Operations bei Futurice, sagte: „Der Arbeitsaufwand der Mitarbeitenden für die Abrechnung hat sich erheblich reduziert, von weit über 30 auf jetzt 5 Minuten pro Reise.“
Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Circula die Abrechnung von Ausgaben in Ihrem Unternehmen optimieren kann, vereinbaren Sie noch heute einen Termin für ein Gespräch mit den Mitarbeitenden aus unserem Experten-Team.
