Flessibilità, miglia aeree e carte aziendali per tutti: come Mooncard fa la differenza nella gestione delle spese

Da quando la pandemia ha costretto le imprese ad affidarsi sempre più a sistemi digitali, molte valutano di aggiornare la propria gestione dei processi più obsoleti, come le spese dei loro dipendenti. Ma può essere un’impresa disorientante quando ogni singola applicazione sul mercato sbandiera slogan come IA, automazione e trasformazione digitale, specie per le aziende più piccole e con un dipartimento IT ristretto.

Rendere più efficienti le spese aziendali è senza dubbio un ottimo punto di partenza. Inviare note spese è da sempre un processo laborioso, tra cercare vecchie ricevute, scannerizzarle nel sistema e digitare a mano i dati di ogni transazione: un sistema che genera spesso ritardi nei rimborsi, malintesi sulle politiche aziendali e oneri inattesi sulle tasche dei dipendenti. In più il datore di lavoro può finire con il rimborsare spese non lavorative, se all’azienda manca un robusto sistema per verificare che ogni richiesta si attenga alle politiche aziendali. Questi e altri problemi si possono risolvere con la giusta soluzione gestionale; ma come trovarla?

Valerio Gay, direttore del Team Italia di Mooncard, indica nelle carte di pagamento aziendali un elemento imprescindibile affinché un sistema digitale per la gestione delle spese migliori davvero la vita ai dipendenti. “Per cominciare, il personale non dovrà più spendere di tasca sua e attendere la fine del mese per i rimborsi”, dice a TechHQ. “È un processo lungo, che ha sempre creato molti malintesi.”

Malintesi che possono nascere da errori molto semplici, come un dipendente che dimentica il tetto massimo di spesa per cibo e bevande nei pranzi d’affari e si stupisce di non ricevere un rimborso completo. Gay aggiunge: “Con Mooncard, l’azienda rivoluziona la mentalità dei dipendenti. Noi implementiamo il sistema e l’azienda fornisce una carta a ogni impiegato, eliminando le procedure obsolete.

“Il secondo vantaggio è che le note spese sono compilate in tempo reale.”

Fonte: Mooncard

Con la soluzione gestionale Mooncard, i dipendenti possono fotografare le loro ricevute con un’app per smartphone. Il sistema ne estrae quindi i dati necessari alla nota spese, inviando una notifica se la carta ha registrato un addebito ma non è stata caricata una ricevuta che la corrobori. In questo modo non c’è bisogno di accumulare e conservare montagne di ricevute durante un viaggio d’affari.

“Al termine di un viaggio di lavoro si può ritrovarsi a dover conservare anche un centinaio di ricevute per poi scannerizzarle una a una”, commenta Valerio Gay: “un processo lungo, oltre che noioso; e basta smarrirne solo una per rimetterci di tasca propria.”

In più, se un impiegato usa la sua carta di credito privata per una spesa lavorativa e incontra un problema può avere un impatto negativo sul suo credit score. Una carta aziendale riduce questo rischio.

Un buon sistema gestionale è aperto alla personalizzazione, prosegue Gay. Con Mooncard l’azienda può impostare fino a 60 parametri per limitare l’utilizzo delle carte, proibendo ad esempio i prelievi in contanti, le spese in certe categorie o in certi giorni della settimana. Questo dà ai dipendenti più libertà di usare la carta per i loro bisogni lavorativi quotidiani, e sia loro che l’azienda possono smettere di preoccuparsi di possibili violazioni della policy. Se la carta funziona, la transazione è approvata; se non lo è, si può controllare l’app Mooncard per capirne il motivo.

Valerio Gay spiega: “Si può verificare a quali tipi di transazione è autorizzata la propria carta (e a quali no) direttamente sul proprio telefono. Assegnando a ciascuna categoria di spesa un’etichetta che spiega la politica aziendale in merito, non ci sarà più bisogno di tenere a mente che il tetto di spesa è 25 € per i ristoranti ma 10 € per i bar. È tutto sul tuo telefono.

“Puoi anche controllare quanto hai speso, e quanto rimane sul tuo budget.” In questo modo non serve più aspettare la fine del mese per scoprire di aver speso troppo, e di dover coprire la spesa di tasca propria.

Mooncard offre anche un altro livello di personalizzazione: la sua catena di validazione delle spese lascia che sia l’azienda a scegliere quante e quali persone debbano approvare le spese con carta aziendale. “Vuoi un processo agevole e veloce? Non c’è problema; imposteremo solo uno o due livelli di approvazione”, spiega Gay. “Se invece vuoi che la catena coinvolga il dipendente, il suo manager e il tuo team di contabili per prendere la decisione finale, potrai avvalerti dell’offerta completa.”

Fonte: Mooncard

Secondo Gay, anche avere un team di supporto che adatti il sistema alle richieste del cliente è d’importanza vitale. “Di norma, con i nostri concorrenti è l’azienda a doversi adattare al software. Il sistema funziona in un certo modo, perciò bisogna fornire ai propri dipendenti un training mirato anche solo per accertarsi che ne rispettino i parametri.

“Con Mooncard, prima di attivare le carte passiamo almeno un’ora con l’azienda, chiedendo per esempio come vogliano impostare la catena di validazione delle spese. ‘Cosa possiamo fare per voi? Cosa vi aspettate? Qual è la vostra soluzione ideale? Come volete che funzioni questo aspetto?’ È un processo che inizia già prima o durante l’onboarding.”

Oltre ai 60 parametri preimpostati per personalizzare la piattaforma, il team Mooncard offre alle aziende l’opportunità di creare strumenti su misura, ad esempio un budget chilometrico per viaggi aziendali. Per un suo cliente, Valerio Gay ha sviluppato un filtro automatizzato che assegnava un preciso tetto di spesa oltre cui il dipartimento finanze doveva procedere a un controllo del cassetto fiscale.

“Prima ogni spesa andava controllata manualmente, senza neanche la certezza di trovare la giusta fattura elettronica”, racconta. “L’azienda perdeva almeno un giorno al mese per queste operazioni. Con il nostro sistema, quella giornata di lavoro richiede solo un’ora.”

Un altro fattore chiave per una soluzione per le spese a tutto tondo è l’integrazione con un ERP. Il sistema Mooncard raccoglie i dati delle transazioni sia dalle ricevute che dalla carta aziendale, li traduce in un registro elettronico e li invia al sistema di contabilità dell’azienda.

“Per gran parte delle aziende, circa l’80% delle transazioni riguarda somme molto piccole ed è effettuato con carte. Solo il 20% sono grandi pagamenti, spesso in forma di bonifico”, fa notare Gay. “Un ERP è un valido strumento per monitorare i bonifici e conservarne i dati, ma non permette alle aziende di tenere traccia delle transazioni minori via carta. Con il nostro software, invece, si ha una visione chiara di tutte le spese delle carte anche se l’importo non è particolarmente alto: un 80% di visibilità in più rispetto a qualunque altra soluzione.”

Il fatto che i dipendenti non usino più contanti, e avere ben due diverse fonti di informazioni – carta e ricevuta – rende molto più difficile che si verifichino errori e malintesi. Questo crea un ulteriore livello di sicurezza, e libera il team contabile dal dover controllare manualmente ogni ricevuta in cerca di incongruenze.

Alcuni fornitori di software gestionali offrono benefit ai propri clienti, ma spesso senza reale flessibilità. Mooncard collabora con il programma fedeltà Flying Blue per offrire fino a 1,5 miglia aeree per ogni euro speso con carte aziendali. “E a condizioni migliori di quelle offerte da altri fornitori”, aggiunge Gay. “Con Mooncard non si è costretti a usare le miglia per altri voli: si possono spendere anche per prenotare hotel e auto a noleggio.”

“Le nostre miglia sono legate direttamente al dipendente, anziché all’azienda. Perciò, anche le spese aziendali ti fanno guadagnare miglia per te stesso.” E non solo: i clienti Mooncard Premium ricevono anche un’iscrizione omaggio al servizio concierge John Paul.

E questi benefit non incoraggiano i dipendenti a spendere di più durante i viaggi, sottolinea Gay: tra parametri di spesa, catene di approvazione e assicurazione AIG, l’azienda gode di controllo e protezione totale. “Sappiamo quanto i vostri affari siano importanti, e quanto la sicurezza nelle transazioni sia fondamentale per qualunque azienda.”

Fonte: Mooncard

L’app per smartphone Mooncard è connessa all’applicazione web usata dai team finanziari dell’azienda, dandogli una visione d’insieme delle spese dei dipendenti in tempo reale. Oltre a fornire ancor più sicurezza, il sistema può generare rapporti sui dati di spesa che saranno utili per prendere decisioni in futuro.

Come spiega Gay, “I contabili possono verificare quale categoria di spesa stia risultando più costosa, o quale dipendente o ruolo aziendale spenda di più. Se si nota un forte aumento di spesa nei ristoranti, per esempio, si può cambiare la propria politica aziendale in merito; e se si nota che un dipendente sta spendendo troppo, organizzare un incontro individuale.

“In pochi mesi, usare Mooncard trasforma la riduzione degli sprechi in profitti.”

“In più, vedere i dati sull’app è utile per disciplinare i dipendenti. Se uno di loro effettua tre pagamenti di fila senza caricare una ricevuta, per esempio, possiamo bloccare la sua carta. Il team contabilità non sarà più il cattivo della situazione, sempre a chiedere insistentemente ricevute. Il processo è chiaro e automatizzato, grazie a Mooncard!”

Scopri come Mooncard può semplificare il tuo processo di spesa, accrescere la soddisfazione dei dipendenti e far risparmiare la tua azienda richiedendo una dimostrazione oggi stesso.