Cinque modi in cui la gestione digitale delle spese può farti risparmiare tempo e denaro

Che al giorno d’oggi le aziende usino ancora ricevute e note di spesa cartacee non può che apparire primitivo. Abbiamo automobili che si guidano da sole e chatbot che si esprimono con naturalezza: perché dobbiamo ancora scannerizzare dati da pezzetti di carta e inviarli manualmente, per poi attendere a lungo la convalida da parte di un team finanziario già molto impegnato?

Questo processo può essere costoso, oltre che laborioso. Non solo le imprese investono tempo e risorse preziose per la gestione manuale di note spese e ricevute, ma il rischio di errori e inefficienze (con conseguenti perdite economiche) è sempre dietro l’angolo. Senza un processo digitalizzato, chi prende le decisioni può perdere di vista dati che potrebbero portare a una migliore pianificazione e strategia finanziaria. Di fatto, qualunque processo aziendale lento e complicato può comportare una perdita di competitività.

Le soluzioni per la gestione digitale delle spese sono tutt’altro che una novità, e negli ultimi 30 anni le loro capacità si sono evolute in fretta: ora possono fare ben altro che tenere un semplice registro di transazioni in uscita, caricate manualmente da registri cartacei. TechHQ dà uno sguardo più da vicino a cinque modi in cui il moderno software di tracciamento delle spese aiuta le imprese a risparmiare sia tempo che denaro.

1. Note spese automatizzate

Non è più necessario che i dipendenti creino da sé le proprie note spese: una soluzione digitale al top della gamma può farlo automaticamente al posto loro. Quando si effettua un pagamento con una carta aziendale, una nota è compilata con i dati della transazione forniti dal provider e subito resa disponibile sia al dipendente che al team finanziario, allegando se necessario una foto della ricevuta. I dipendenti non devono più aspettare di avere un attimo libero per inviare le proprie note spese e cercare tutte le ricevute necessarie, rendendo così l’intero processo più semplice e immediato.

Source: Mooncard

2. Profili di autorizzazione

Non importa quanto velocemente si crei una nota spese, se il processo di approvazione è lento. Diversi dipendenti e livelli di spesa richiedono autorizzazioni diverse, e può volerci tempo per ottenere l’autorizzazione giusta per un rimborso o il via libera dal reparto contabilità.

Le migliori soluzioni per la gestione delle spese accelerano questo processo, offrendo diversi ‘profili di autorizzazione’ per ogni ruolo aziendale e ogni catena di approvazione. Un profilo si può creare quando si attiva una nuova carta aziendale, così da assegnare in automatico all’utente le giuste impostazioni di autorizzazione. Senza che il dipartimento finanziario debba verificare le politiche di spesa, o applicare le impostazioni individuo per individuo, ottenere le autorizzazioni sarà nettamente più rapido.

3. Benefit viaggio e sconti

I provider di software gestionali per le spese sono spesso in partnership con marchi di viaggi come compagnie aeree e catene alberghiere, per offrire ai propri dipendenti vantaggi tra cui ‘punti miglia’ a uso personale, alloggi scontati o di maggiore qualità, assicurazioni di viaggio, programmi fedeltà e altri incentivi per aiutare i dipendenti a fare viaggi confortevoli, avere un più salutare equilibrio vita-lavoro ed essere più soddisfatti del proprio impiego.

Alcune soluzioni avanzate permettono anche di individuare trend nelle spese aziendali, che i team finanziari potranno usare per sfruttare promozioni e sconti, ottimizzando le spese e portando a un sostanziale risparmio sui costi a lungo termine.

4. Ridurre gli errori

Se il processo di elaborazione delle spese in un’azienda è anche solo in parte manuale, c’è il rischio di errori umani. Anche un piccolo errore può costare caro: solo digitare uno zero in più può richiedere un processo di correzione che consumerà molte risorse, sempre che qualcuno se ne accorga.

Usare un’avanzata soluzione gestionale che compili in automatico le note spese – estraendo i dati grazie all’IA e tracciando in tempo reale le transazioni – elimina gli errori di battitura e di riconoscimento, aiutando l’azienda a risparmiare. In questo modo, i contabili e gli utenti non dovranno neanche ricontrollare ogni spesa per evitare errori. Alcune soluzioni offrono anche funzioni di riconciliazione automatica, riducendo il rischio di rimborsare due volte la stessa spesa e aumentando ulteriormente l’accuratezza dell’intero processo gestionale.

Source: Mooncard

5. Applicazione delle policy

Oltre a snellire i processi di approvazione, i profili di autorizzazione aiutano anche a garantire che le carte aziendali date ai dipendenti seguano le politiche di spesa dell’azienda: restrizioni sulle categorie di spesa, sulle transazioni all’estero, limiti sugli importi e sugli orari di utilizzo. I profili di autorizzazione assicurano che i dipendenti seguano tutte le linee guida, riducendo il bisogno di verifiche manuali.

Il tracciamento delle spese in tempo reale permette inoltre alle aziende di identificare subito qualsiasi spesa insolita o non autorizzata, per esempio notificando i manager se è in corso un tentativo di sforare un tetto di spesa. Questo consente di prendere provvedimenti correttivi tempestivamente, aiutando a mantenere integre le proprie finanze, e i conti in ordine.

Tra i maggiori provider di soluzioni gestionali per le spese aziendali con tutti questi vantaggi c’è Mooncard. Dando la priorità ai pagamenti con carte elettroniche rispetto alle tradizionali spese in contanti o basate sui rimborsi, la sua piattaforma offre alle aziende un approccio semplificato, che snellisce i tempi e potenzia il controllo sulle finanze aziendali. Mooncard è progettata per ottimizzare i processi di gestione delle spese per gli utenti, i manager e i team finanziari di imprese di qualunque dimensione.

Valerio Gay, Direttore del Team Italia della società, dice: “Mooncard è la soluzione ideale per ottimizzare la gestione delle vostre spese aziendali, permettendovi di risparmiare tempo e denaro prezioso per la vostra impresa.”

“Non dovrete più sprecare tempo ed energie stilando complicate note spese: sarà il nostro software a farlo per voi!”

Loxam Piattaforme Aeree, una società italiana di noleggio di piattaforme e altre attrezzature per lavori in quota, ha fornito una carta di pagamento Mooncard a quasi il 40 percento dei suoi dipendenti. Reiner Frank, direttore finanziario dell’azienda, afferma che il maggior vantaggio del sistema è la sua flessibilità.

Dichiara: “Ogni carta può essere gestita in tempo reale attraverso il portale, davvero di facile utilizzo. Scattando una foto della ricevuta al momento dell’acquisto, viene immediatamente salvata e archiviata una ricevuta per ogni spesa.

Grazie a tutto questo ci siamo lasciati alle spalle il bisogno di gestire tutto a fine mese su un pezzo di carta fisica. Consiglierei Mooncard a qualsiasi azienda.”

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